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使う側のありがちなミスコピー機のセキュリティ

 最新型のコピー機は優秀なセキュリティ機能のついたものが多く出回っています。原稿を忘れる、設定をそのままにしてしまう、クリアボタンを押すのを忘れるなどの、使う側のありがちなミスも加味したセキュリティ機能がついているものが多いです。 読みやすいコピーをとるには、さまざまな気配りが必要です。
 コピーは大勢で使う共有物だけに、終わった後、次の人へ申し送る配慮も大切です。コピーのマナーを知っているかどうかで、仕事の効率や職場の雰囲気も大きく違ってきます。慣れている人でも、疲れているとうっかりケアレスミスしてしまうこともありますが、一定時間操作がないと、自動的にリセットされる機種も多く出回っていますし、後に使う人が、前の人が設定を解除しなかったくらいで、目くじら立てていちいち怒らない。という風潮もあります。
 「前の人が設定を元に戻していなくて、間違えてコピーを大量にとってしまった」といったあからさまな事故は起きにくくなっています。


 セキュリティ機能がついた優秀な機種が出回るようになったとはいえ、どうやら、コピーを取る際のマナーはマナーとして踏襲したほうが良いようです。
 企業存続のためには、組織が円滑に動く必要があります。喧嘩やギスギスを最小限に抑えるためにビジネスマナーは存在するのですから。コピー機の拡大、縮小機能を使ったり、カラー印刷、用紙指定といった特殊設定を行ったときは、使用後にクリアボタンを押して設定を元に戻しておくのがマナーです。
 どうしても、ついうっかり忘れてしまいがちなので、後に使う人が気づかないふりをして元に戻しておくのもマナーです。前の人の設定を次の人に解除させるのは失礼ですし、次の人が特殊設定に気付かず、おかしな倍率や版型でコピーすることにもなりかねません。時間も紙も無駄になってしまいます。


 ちなみに、ゲームやデザイン系などの開発系ですと、社内にライバルも多くいるわけですから、データの流出を防ぐために細心の注意を払いたいもの。決して「トンビに油揚げをさらわれる」ことがないように。
 コピーをとり終えたところで、ちょうど用紙がなくなってしまった。ここで「ラッキー」とばかり、その場を立ち去るのはNGです。次の人がすぐに使えるように、新たに補充しておくことです。
 セキュリティ機能万全のコピー機でも、「用紙が無くなった時の補充」まではできません。残り少なくなってきたときや、大量のコピーをとったときも、後の人のために補充をしておけばベターです。

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